Numérisation de documents
La numérisation de documents offre de nombreux avantages dans les flux de travail modernes.
La dématérialisation de documents améliore le partage des fichiers au format PDF, le stockage sur votre poste de travail ou la mise à disposition sur le Cloud.
Notre agence est équipée de scanners de production, capables de numériser jusqu'au format A3+, en N&B et couleur.
Applications
- Dématérialisation de documents papier
- Dématérialisation du service courrier
- GED (Gestion Électronique de Documents)
- LAD (Lecture Automatique de Documents)
- OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
- Indexatio
- Partage de fichiers
Archivage & Dématérialisation
L'archivage de documents est vital pour l’entreprise. Outre les obligations légales de conservation des documents administratifs, commerciaux, comptables, juridiques... il est indispensable de pouvoir accéder à ses documents à tout moment et en toutes circonstances.
De nombreuses études démontrent que la pérennité d’une entreprise dépend de la qualité et de la pertinence de son archivage.
Le Zéro papier : Utopie ou réalité ?
Les enjeux de la dématérialisation de documents ainsi que leur sauvegarde sur votre réseau local ou dans le cloud doivent s’encadrer de sérieuses précautions pour garantir sécurité, pérennité et confidentialité des données.
Les solutions existent... parlons-en !
Numérisation
La numérisation de documents offre de nombreux avantages dans les flux de travail modernes.
La réussite de votre projet de dématérialisation repose principalement sur la qualité de nos numérisations.
Nos scanners réalisent des numérisations de haute qualité. Ils peuvent intégrer différentes métadonnées qui permettront de retrouver les documents plus facilement.
Le traitement numérique des fichiers avec reconnaissance optique de caractère (OCR) contribue à l’efficacité de votre archivage dématérialisé.
Nos moyens
Notre agence est équipée de scanners de production, capables de numériser jusqu'au format A3+, en N & B et couleur, pour la plupart en recto verso en 1 seul passage. Cette technologie sécurise le passage des originaux dans un lecteur équipé de 2 sources de numérisation : cela supprime le retournement de la feuille et le risque de déchirement, tout en multipliant par 2 la vitesse de production.
Nos scanners génèrent des fichiers au format PDF/A (conformes aux disposition de la norme AFNOR Z42-013). Cela permet aux logiciels de reconnaissances de caractères (OCR) et d’indexation une fiabilité exceptionnelle. Il en résulte une efficacité accrue lors des recherches de documents et un gain de temps considérable.
Indexation
L’indexation d’un fichier permet de le rechercher dans un espace de stockage grâce aux informations qui le caractérisent (date, nom, format, taille…) et au texte qu’il contient.
Plusieurs types d’indexations sont réalisables :
Indexation manuelle :
saisie manuelle de métadonnées soit directement dans le nom du fichier, soit dans un formulaire prévu à cet effet (fichiers pdf).
Il est ainsi possible d'intégrer des informations comme la date, l'auteur, des mots clefs, des commentaires...
Indexation automatique :
la lecture et l'analyse de documents numérisé par des logiciels adaptés (OCR et LAD) permet d'inclure automatiquement les données
dans les champs d'index prévus à cet effet. Il est aussi possible de générer une base de données pouvant servir aux recherches de documents ou de contenu.
Indexation "Full text" :
l'analyse de documents numérisés alimente une base de données permettant de retrouver des documents selon certains critères,
notamment sur leur contenu textuel. Par exemple : une recherche sur le mot "devis" vous permettra d'isoler l'ensemble des fichiers contenant ce mot.
Hébergement - Cloud
L’efficacité et le faible coût des solutions de stockage en ligne nous permet de nous concentrer sur les étapes de numérisation des documents plutôt que sur l’hébergement les fichiers et données de nos clients.
Pour des questions évidentes de sécurité d‘une part, mais aussi parce que nous considérons que c'est au client de choisir la solution qui répondra au mieux à ses besoins. Ainsi, vous conservez la maitrise de cet aspect crucial.
Néanmoins, la numérisation de vos documents est intégralement réalisée dans nos ateliers, dans le strict respect de la confidentialité.
Le transfert des documents numérisés est effectué selon les souhaits de client via des liens sécurisés ou sur supports physiques (USB ou autre).
Nos formules
Numérisation d'archives
Nous proposons des formules de numérisation d'archives basées sur le volume, le niveau de préparation et l'usage que vous souhaitez en faire.
Avec ou sans indexation, les documents vous sont fournis au format PDF compressé pour limiter les ressources de stockage informatique et l'empreinte énergétique que cela implique.
Numérisation de plans
Numériser les plans existants est non seulement un gain de place important, mais surtout une sécurité face au risque de perte ou de détérioration.
Nos scanner grand format numérisent les plans NB ou couleur jusqu'à 914 mm de largeur et 600 dpi.
Consultez-nous pour aider votre entreprise à optimiser l'usage de vos documents.
Une question ? Un projet ? Parlons-en !
Quel que soit votre projet, une simple page à imprimer pour expédier un colis ou une brochure en plusieurs milliers d’exemplaires, n’hésitez pas à nous contacter !